Bukti Transaksi

BUKTI TRANSAKSI

(SOURCE DOCUMENTS)

1.             Bukti Transaksi

Setiap transaksi harus dibuatkan atau dimintakan buktinya. Misalnya, pada waktu mengeluarkan uang, perusahaan harus minta kuitansi dari penerimanya sebagai bukti bahwa uang tersebut telah betul-betul diterima.

Bukti transaksi adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk melakukan pencatatan dalam transaksi, misalnya kwitansi, nota, faktur dan sebagainya. Apabila pencatatan dalam pembukuan tidak ada bukti pembukuannya maka pencatatan tersebut dinyatakan tidak sah.

Kegunaan utama bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis tentang transaksi-transaksi yang telah dilakukan. Adanya bukti tertulis dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya sengketa di masa yang akan datang. Oleh karena itu, bukti yang kuat adalah apabila di dalamnya terdapat tanda pengakuan dari pihak luar dengan mana transaksi dilakukan. Tanda pengakuan ini dapat dibuktikan, misalnya dengan meminta tanda tangan dari pihak luar tersebut.

1.  Kwitansi

Kwitansi adalah surat bukti membayar sejumlah uang tertentu kepada orang atau badan usaha. Kwitansi dibuat dan ditandatangani oleh orang atau badan usaha yang menerima pembayaran, kemudian kwitansi yang telah dibuat diserahkan kepada orang atau badan yang melakuakn pembayaran.

Untuk menggambarkan bukti transaksi pengeluaran suatu perusahaan (Salon Parlina) pada tanggal 3 Desember 2005 mengeluarkan uang sebesar Rp 1.200.000 kepada Budiman untuk pembayaran sewa ruangan selama bulan Desember 2005. Untuk pengeluaran uang ini, salon Parlina akan minta kuitansi dari Budiman sebagai bukti bahwa uang tlah diterima, seperti terlihat di bawah ini.

Perhatikan bahwa pada kuitansi tersebut di atas tertempel bea materai sebesar Rp 6.000. Peraturan di Indonesia mengharuskan bahwa bukti penerimaan uang yang nilainya Rp 1.000.000 harus ditempeli bea materai Rp 6.000. Bukti penerimaan uang yang bernilai Rp 1.000.000 atau lebih harus ditempeli bea materai
Rp 1.000, sedang bukti penerimaan uang yang bernilai di bawah
Rp 100.000 tidak perlu ditempeli bea materai.

2.  Bukti Penerimaan Uang

Pada waktu menerima uang, perusahaan akan diminta untuk membuat kuitansi oleh yang mengeluarkan uang tersebut. Kuitansi, sebaiknya dibuat paling tidak rangkap dua. Asli diberikan kepada pihak darimana uang diterima, tembusan dapat digunakan sebagai bukti transaksi dalam pembukuan perusahaan dan sekaligus sebagai arsip.

Untuk contoh, anggaplah bahwa pada tanggal 6 Desember 2005, Salon Parlina menerima uang tunai Rp 50.000 dari Nyonya Marni untuk jasa perawatan kecantikan yang diberikan. Kuitansi yang dibuat oleh Salon Parlina nampak sebagai berikut:

Kuitansi di atas tanda tangani oleh Nona Dewi, oleh karena yang berhak menerima uang dan menandatangani kuintasi di Salon Parlina adalah Nona Dewi sebagai pemilik. Kuitansi itu tidak ditempeli materi oleh karena nilainya di bawah Rp 100.000. Kuitansi yang dikeluarkan sebaiknya diberi nomor urut untuk memudahkan pengarsipan.

3.  Bukti Jurnal

Kuitansi bukti jurnal dapat digunakan sebagai dasar pencatatan akuntansi. Tapi, adakalanya, suatu perusahaan menyediakan bukti khusus yang digunakan untuk itu. Bukti semacam ini hanya khusus digunakan sebagai bukti pencatatan akuntansi dan biasanya disebut dengan Bukti Jurnal. Dalam hal suatu pengeluaran uang dibuatkan bukti jurnal, kuitansi yang diterima dapat dilampirkan padanya. Bukti jurnal yang dibuat untuk pembayaran sewa sebesar Rp 480.000 adalah sebagai berikut:

                                            BUKTI JURNAL                                   No.: 002

Tanggal	Nama Perkiraan	Kode Perkiraan	Debit	Kredit
31/12/03	Beban sewa	53	480.000	-
	Kas	11	-	480.000
Penjelasan:
Pembayaran sewa ruangan untuk bulan Desember 2005 kepada
Harianto
Dibuat oleh: Ruddy		Disetujui oleh: Nn. Parlina

4.  Nota

Nota merupakan tanda bukti pembelian atau penjualan barang yang dibuat oleh pedagang eceran untuk pembeli. Nota bagi pembeli merupakan bukti pembelian barang sedangkan bagi penjual, nota merupakan bukti penjualan barang.

Nota biasanya dibuat rangkap dua, nota yang asli (lembar pertama) diserahkan kepada pembeli sedangkan lembar kedua disimpan oleh penjual sebagai bukti penjualan barang.

Bentuk nota seperti di bawah ini:

TOKO GALUH Jl. D. Limboto		Malang, 5 Desember 2005
MALANG		Yth. Nn. Parlina Jl. Tondano 19 MALANG
Nota No. 015
Banyaknya	Nama Barang	Harga satuan	Jumlah
2 buah	Kalkulator Casio	Rp        20.000	Rp           40.000
1 botol	Shampo Sunsilk	Rp          5.000	Rp             5.000
		Jumlah	Rp           45.000

5.  Faktur

Faktur merupakan perincian penjualan secara kredit yang disampaikan oleh penjual kepada pembeli. Faktur biasanya dibuat rangkap 2 faktur yang asli (lembar pertama) disimpan oleh penjual sebagai dasar untuk melakukan penagihan dan lembar kedua diserahkan pada pembeli.

Bentuk faktur sebagai berikut:

TOKO CINTRA Jl. D. Limboto 12		Cirebon, 25 Desember 2005
MALANG		Yth. Nn. Parlina Jl. Tondano 19 MALANG
Faktur No. 018
Banyaknya	Nama Barang	Harga satuan	Jumlah
1 buah	Mesin cuci Nasional Jumbo	Rp   300.000	Rp  300.000
2 rim	Kertas HVS	Rp       5.000	Rp      5.000
		Jumlah	Rp    310.000

6.  Bon

Kadang-kadang pengeluaran uang tidak mempunyai bukti pengeluaran uang misalnya membeli buku di warung, membayar angkutan kota. Dalam hal ini harus dibuatkan bukti pembukuannya. Bukti tersebut dinamakan bon.

Bentuk bon sebagai berikut:

No. 010 BON Untuk pembayaran angkutankota Rp 2.000 Malang, 23 Desember 2005 Bendahara Sony

7.  Bukti Transaksi Lain

Di samping pengeluaran dan penerimaan uang, perusahaan mungkin melakukan transaksi-transaksi lain, misalnya penyerahan dan penerimaan barang dan lain-lain. Transaksi-transaksi ini juga perlu dibuatkan buktinya. Penyerahan dan penerimaan barang dibuktikan dengan bukti pengiriman dan penerimaan barang. Pembahasan lebih mendalam tentang bukti-bukti transaksi lain tersebut atau dilakukan kemudian.

C. Penyimpanan Bukti Transaksi

Semua bukti transaksi, setelah dicatat harus disimpan dengan baik. Terdapat kemungkinan bahwa bukti-bukti tersebut diperlukan lagi di masa datang, misalnya untuk pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak pajak. Peraturan pajak di Indonesia mengharuskan agar bukti-bukti pembukuan disimpan selama 10 tahun.

Penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari lagi. Penyimpanan menurut nomor urut atau tanggal sering digunakan. Bukti transaksi perlu disimpan dalam tempat yang kuat dan aman sehingga tidak mudah rusak dan disalah